Что можно улучшить в офисе. Пять необходимых офису вещей, или как повысить работоспособность. непродуктивных дней в году

13.05.2014

Непростая экономическая ситуация в мире и растущая конкуренция во многих отраслях экономики и на большинстве географических рынков вынуждают российские предприятия искать действенные пути повышения эффективности. Опыт прошлого ясно показал: массовые сокращения, снижение зарплат и другие «непопулярные меры», давая краткосрочный эффект, зачастую лишают предприятие будущего, поскольку подрывают лояльность сотрудников, разрушают коллектив и больно бьют по перспективным проектам. Кроме того, возможности «закручивания гаек» в общем-то исчерпаны, дальше увеличивать нагрузку на персонал практически невозможно. Но что же делать? Ведь повышать эффективность все-таки надо.

В этой объективно непростой ситуации надо по-новому взглянуть на организацию офисного пространства с учетом современных информационных технологий (ИТ) совместно с аудиовизуальными (AV) решениями. С их помощью можно:

оптимизировать использование чрезвычайно дорогого ресурса - офисного пространства;

одновременно повысить как продуктивность работы людей, так и их удовлетворенность работой и лояльность по отношению к работодателю;

снизить затраты на привлечение новых сотрудников и ускорить их погружение в рабочий процесс;

усилить и улучшить информационное воздействие на потенциального клиента, вызывая у него только положительные эмоции, а в итоге расширить воронку продаж

В этом случае рост результативности достигается за счет того, что повышение нагрузки на людей не приводит к психологическим срывам, поскольку условия работы остаются комфортными и удобными, сохраняются сложившийся стиль работы и система управления организацией. Более удобной и результативной становится совместная работа людей в группах разного масштаба (collaboration), стираются границы между сотрудниками, работающими в офисе и вне его, сближаются географически удаленные офисы. В то же время, в нужный для себя момент организация может получить еще больший прирост эффективности, перестроив рабочие процессы на базе новых возможностей, привнесенных новыми технологиями.

Будучи простыми для пользователя, современные AV-решения - это сложнейшие технические системы, объединенные с современными информационными технологиями, поэтому в заключительной части статьи мы рассмотрим наиболее типичные ошибки при внедрении AV-решений.

Как AV-решения меняют работу организации

Рассмотрим несколько примеров, обращая внимание и на технические аспекты, и на основные механизмы окупаемости AV-решений.

Более рациональное использование офиса

Установка в конференц-залах и в переговорных комнатах профессионального AV-оборудования, включая системы видеоконференцсвязи (ВКС), и организация корпоративного мультимедийного пространства, на котором хранятся записанные видео и электронные документы, презентации - это современный вариант применения AV-технологий в бизнесе. Переговоры с клиентом, мозговой штурм, клиентские семинары, выработка управленческих решений оказываются гораздо более результативными, если к обсуждению можно мгновенно подключить любого сотрудника, а очное общение дополнено просмотром презентаций и интерактивной работой со всевозможными электронными документами, ресурсами интранет и интернет, «облачными» бизнес-приложениями.

Возникает понятие умного (или «самонастраиваемого») офиса. Появляется понятие помещений-трансформеров, которые можно быстро превратить в единый конференц-зал или несколько переговорных комнат и/или учебных аудиторий. Причем в любых конфигурациях все помещения остаются максимально удобными для пользователей и приспособленными к конкретной задаче (например, проведению переговоров или обучению работе с новым продуктом). Трансформеры позволяют эффективно использовать каждый метр офиса и интегрировать AV-технологии в гораздо более широкий круг бизнес-процессов.

Надо по-новому взглянуть на организацию офисного пространства с учетом современных информационных технологий (ИТ) совместно с аудиовизуальными (AV) решениями...

Еще один новый и чрезвычайно перспективный тренд связан с созданием комфортной среды для продуктивной работы небольших групп в открытом пространстве офиса. В таких решениях широко используется различное мобильное оборудование (панели, проекторы и др.), которое может легко перемещаться по офису или быстро менять конфигурацию (например, за счет особого крепления интерактивных панелей можно менять угол наклона рабочей поверхности). Кроме того, здесь приходится применять особые способы управления освещением и звуком, позволяющие обеспечить комфорт рабочей группе и снизить ее влияние на окружающее помещение. Как и в трансформере, здесь может применяться особая модульная мебель, рассчитанная на перемещение, создание различных конфигураций пространства, а также на использование каждым участником множества различных цифровых устройств.

Широкое использование таких «переговорных без стен» - это настоящий прорыв, поскольку в итоге AV-технологии становятся основным инструментом при решении любой задачи.

Однако к такой организации работы в офисе надо хорошо подготовиться. Определить, как подразделения общаются между собой, построить схему их взаимодействия, спланировать офис (в соответствии с внутренними коммуникациями). Надо понять, какие вопросы могут обсуждаться различными подразделениями, какого типа информация может понадобиться (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета). Чтобы проанализировать процессы взаимодействия и создать планировочное и технологическое решение, нужен системный интегратор, специализирующийся в области аудиовизуальных коммуникаций. В итоге можно резко повысить производительность труда - люди не будут тратить время на хождение по офису, у них всегда будут места для переговоров, где они смогут собраться и обсудить важные вопросы.

Кроме того, офис должен уметь быть не только «самонастраиваемым», но и «резиновым», то есть с ростом бизнеса количество рабочих мест должно легко увеличиваться, а при спаде - сворачиваться, так, чтобы пустующие места не производили гнетущего впечатления на оставшихся.

Работа в команде

Эффект внедрения вышеперечисленных решений связан с тем, что любому среднему и крупному бизнесу крайне важно построить командное взаимодействие сотрудников. Это понятно: большая часть решений готовится или принимается коллективно; без рабочих групп крайне трудно организовать четкое взаимодействие подразделений, например, при работе над совместным проектом. Нужно уметь быстро принимать коллективные решения, понятные каждому. Но как это сделать? Для организации коллективной работы все материалы, нужные каждому участнику встречи, должны быть под рукой (документы, таблицы, изображения, видео или данные из интернета), чтобы в случае необходимости их можно было без задержек задействовать в совместной работе. Скорость доступа к материалам во многом определяет скорость принятия решения. И конечно, эти материалы должны быть хорошо видны каждому участнику обсуждения.

Если учесть стоимость рабочего времени всех сотрудников, которые принимают участие в каждом конкретном совещании, и помножить его на число совещаний, то, несомненно, компании будет намного выгоднее и ускорение принятия решений, и устранение ненужных потерь времени (например, ожидание доступности переговорной). Такое ускорение повышает эффективность бизнес-процессов компании, позволяет ей гораздо оперативнее реагировать на любые изменения. Такой эффект подсчитать затруднительно, однако о нем говорят практически все компании, внедрившие подобные решения в повседневную практику.

HR

Трудности привлечения квалифицированных сотрудников и повышение их лояльности к компании - одна из острейших проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия. В решение этих проблем AV-решения вносят свой вклад.

Во-первых, AV-решения позволяют создать высокоэффективную систему корпоративного обучения. Новые сотрудники быстрее включаются в работу, а старые получают более широкие возможности двигаться вперед. Технической основой здесь служат интранет-порталы и корпоративный видео-ресурс, транслирующий материалы в любое место, в т. ч. на мобильные и стационарные устройства сотрудников.

Использование таких «переговорных без стен» - это настоящий прорыв, поскольку в итоге AV-технологии становятся основным инструментом при решении любой задачи...

Организация комфортной работы в офисе повышает лояльность сотрудников к своей компании. Организация же снижает риски срыва важных проектов из-за ухода ценных специалистов, сокращает текучку, а следовательно, меньше тратит на поиск и обучение новых сотрудников. Масштаб эффекта нетрудно оценить, даже если ограничиться лишь расчетом затрат на замещение вакансий. Для каждой вакансии надо подсчитать зарплату сотрудника за два-три месяца испытательного срока, когда он только знакомится с компанией и погружается в стоящие перед ним задачи. К этому надо добавить компенсацию кадровому агентству (зарплата сотрудника за один-два месяца) или иные затраты на привлечение и отбор соискателей. Добавим сюда нагрузку на наставников, HR-специалистов и руководителей, направляющих нового сотрудника. Учтем также и то, что далеко не всегда соискатель успешно проходит испытательный срок. А это значит, что расходы надо повторять, иногда и не раз. А ведь это не только деньги, но и упущенное время.

Воздействие на клиента

Одна из главных задач бизнеса - убедить потенциального клиента сделать выбор в пользу продуктов и услуг компании. Для этого надо убедительно представить их клиенту. Все начинается еще до собственно презентации, ведь офис и комната переговоров уже дают клиенту представление о том, насколько компания стабильна и респектабельна, можно ли ей доверять. Не менее важно и то, как клиент запомнил те аргументы, которые обсуждались на встрече. Чем дольше он их помнит, тем выше вероятность решения в пользу вашей компании.

Доказано, что самым мощным проводником информации в мозг человека является зрение. Не случайно сетчатка глаза была метко названа «мозгом, выдвинутым на периферию». Скажем, количество нейронов, отвечающих за зрение, исчисляется сотнями тысяч, и занимают они примерно 30% мозга. При этом за чувствительность кожи отвечает 8% нейронов, а за слух - всего 3%. Зрительные образы способны наиболее сильно воздействовать на эмоциональное состояние человека, формируя у слушателя адекватную реакцию и способствуя принятию нужного решения.

Статистика показывает, что человек запоминает:

• 10% прочитанного;
• 20% услышанного;
• 30% увиденного;
• 50% увиденного и услышанного одновременно;
• 70% рассказанного;
• 90% сделанного.

Это связано с тем, что у нас существует несколько типов памяти: зрительная (визуальная), слуховая (вербальная), обонятельная, вкусовая, осязательная и моторная (кинестетическая). И чем больше органов наших чувств принимает участие в восприятии какого-нибудь впечатления или группы впечатлений, тем в большем наборе видов памяти они сохраняются, а потом легче воспроизводятся. Именно поэтому интерактивные презентации (в которых задействованы интерактивные доски, интерактивные дисплеи и интерактивные проекторы) все больше и больше завоевывают свое место в офисах и учебных центрах.

Окупаемость AV-решений

Если вновь посмотреть на рассмотренные кейсы, нетрудно заметить, что в каждом случае одни факторы окупаемости допускают простую количественную оценку, а другие (не менее важные) нельзя количественно измерить, хотя механизм их действия совершенно прозрачен. Отчасти здесь могут помочь замеры каких-либо параметров (например, снижение текучки или расширение воронки продаж) до внедрения AV-решения и по прошествии некоторого времени. Но даже если ограничиться только факторами из первой группы, AV-решения относятся к числу быстро окупаемых.

Типичные ошибки при внедрении AV-решений

Внедрение AV-решения может быть весьма эффективным, а может не дать заметного результата. С чем это связано? Сегодня основная причина этого так или иначе связана с отсутствием у заказчика практики применения аудиовизуальных средств в повседневной работе. А это приводит к нескольким типичным ошибкам.

Пожалуй, самая главная ошибка - это несогласованность AV-проекта с дизайн-проектом помещения или инженерной инфраструктурой здания. Создание современных аудиовизуальных решений предполагает сотрудничество всех участников проекта: от заказчика, архитекторов и строителей до интеграторов. Компанию, специализирующуюся на комплексном оснащении офисных помещений, лучше приглашать еще на этапе разработки дизайн-проекта. Это позволит своевременно согласовать точки расположения устройств и коммутации, правильно «вписать» их в будущий интерьер и интегрировать с инженерными, информационными, телекоммуникационными, мебельными и другими смежными решениями.

Однако даже если все это учтено, камнем преткновения может стать неправильный выбор или отсутствие внутреннего заказчика проекта. Проектирование выполнено, оборудование установлено, но решение не востребовано сотрудниками компании. Причина проста: начальство не настаивает - и работа продолжается по старинке. Идеальный вариант - когда внутренним заказчиком является руководство компании, которое понимает значимость AV-решения для достижения тех или иных целей бизнеса и подходит к выбору решений с точки зрения организации внутренних бизнес-процессов. Внутренним заказчиком может быть генеральный директор, коммерческий директор, директор по маркетингу и т. д. Важно, чтобы он был действительно заинтересован в улучшении процессов, использующих AV-решение.

Максимальный эффект от AV-проектов достигается в тех случаях, когда компания-интегратор тесно взаимодействует с внутренним заказчиком напрямую. Это особенно важно на этапе проектирования, когда должны быть детально проанализированы и учтены все существенные бизнес-процессы. На практике же интеграторы вынуждены работать только с посредником, например, с архитектурным бюро или управляющей компанией. Получается что-то типа «испорченного телефона».

Самая главная ошибка - это несогласованность AV-проекта с дизайн-проектом помещения или инженерной инфраструктурой здания...

Неверная последовательность этапов проекта или даже пропуск некоторых важных этапов может привести к тому, что на выходе получится не то, что изначально задумывали. Начиная проект не с формулировки функциональных задач оснащаемого помещения, а с определения перечня устанавливаемого оборудования, заказчик рискует получить совсем не то решение, в котором на самом деле нуждается компания. Скажем, для повышения эффективности работы в переговорной комнате совершенно не достаточно просто установить ЖК-дисплей, необходимо продумать варианты работы с ним пользователей, возможность подключения к нему различных источников информации и т. п., и только после этого переходить к этапу подбора конкретной модели. Еще удивительнее, когда из проекта исключают обучение пользователей. В итоге люди даже не подозревают о многих возможностях нового комплекса оборудования, и он простаивает или используется далеко не на полную мощность. А ведь современные AV-решения просты для пользователя, и обучение работе с ними совсем не сложно.

Ошибка многих организаций состоит и в переоценке возможностей собственных ИТ-специалистов. Желание выполнить проект по внедрению аудиовизуального решения силами своей компании, вернее, ИТ-подразделения, в подавляющем большинстве случаев заканчивается неудачей. Слишком сложна и специфична область AV-технологий, слишком быстро они развиваются. Особо подчеркну, что даже самые грамотные ИТ-специалисты чаще всего вообще не владеют серьезными знаниями и опытом по организации комфортного взаимодействия между людьми. К тому же надо иметь опыт в определенном направлении, которым и являются AV-технологии, чтобы не поставить то оборудование, которое быстро устареет.

Одно из проявлений ошибки, совершаемой ИТ-специалистами, - неправильные технические расчеты при выборе оборудования. Не разбираясь досконально в его характеристиках, очень легко ошибиться: скажем, установить проектор с низкими показателями яркости и контрастности. В итоге пользователи не захотят или не смогут с ним работать. Встречаются и случаи избыточной технической оснащенности помещений, когда закупается оборудование с ненужными характеристиками, а то и целые комплексы ненужного оборудования. Например, установка на небольшом расстоянии от зрителей слишком большого дисплея неизбежно создает дискомфорт восприятия отображаемой информации.

Иногда, находясь в очень жестких рамках бюджета, заказчик приобретает значительно более дешевое оборудование, чем предполагал ранее. Надо помнить, что, например, некачественные колонки настолько ухудшают звуковое сопровождение ВКС, что пользоваться системой становится неприятно или даже невозможно. И деньги на гораздо более дорогую видеосоставляющую оказываются выброшенными на ветер.

Что же делать?

Алгоритм получения эффективного AV-решения для современного офиса проверен временем. Необходимо четкое разделение функций между заказчиком, который концентрируется на бизнес-задачах и на контроле качества внедрения, и интегратором, досконально знающим современное AV-оборудование и имеющим портфель проектов и компетенции во всех вопросах, связанных с созданием AV-решений и их интеграцией с ИТ-инфраструктурой и инженерными системами заказчика. Такой интегратор должен предложить целостную концепцию решения, включающую не только технические вопросы, но и влияние этого решения на бизнес-процессы, а также возможности его развития.

При этом и заказчик, и исполнитель, решая сегодняшнюю задачу, обязательно должны думать о завтрашнем дне, об изменении масштабов бизнеса, о распространении AV-решения на более широкий круг бизнес-процессов, о технологических трендах и о создании решения, которое максимально долго не устареет морально.

Дальновидный заказчик обязательно стремится предусмотреть неизбежную модернизацию офиса и аудиовизуальной среды, а также возможности перенастройки офиса. Если собственник задумывается о потенциальных изменениях еще на стадии проектирования помещений, он приходит к тому, что весь офис должен быть сделан мобильным. И если стены передвинуть нельзя, то с помощью AV-систем и специальной мебели уже сегодня вполне можно создать удобную рабочую среду, способную «подстраиваться» под новые условия. Грамотный подход к реализации проекта, тщательный выбор исполнителя и избежание вышеперечисленных ошибок позволит создать действительно эффективный инструмент и вывести бизнес-процессы компании на новый качественный уровень.

Анна Зуева , директор «Делайт 2000», для журнала «Консультант»

Все о кадровой службе

В Бераторе «Сотрудники и вы» подробно описана вся работа по кадровому учету: как организовать кадровую службу «с нуля», безошибочно оформить отпуск, обосновать надбавки, премии, выплатить декретные и отпускные.

Директор по качеству, ООО "РОТО ФРАНК"

И без того сложный мир требует простоты во всем. Большинству людей стремление к простоте становится ясным, если речь идет о рабочем месте. Удивительно, что уже несколько десятилетий существенным образом в этом направлении ничего не изменилось, несмотря на революционные офисные технологии под лозунгом экономии «без бумаги», несмотря на огромный прогресс в исследованиях организационной и управленческой деятельности. Как и прежде, удивительно быстро растут и высятся горы документов, горделиво возвышаются папки с надписью «Срочно!», мелькают желтые стикеры с номерами телефонов и адресами электронной почты, графики, списки задач, все виды носителей информации от DVD-дисков до флэш-накопителей USB, бизнес-сувениры, безделушки… Зачем?

На этот вопрос мы стараемся ответить в компании РОТО ФРАНК. Бережливость и Lean-технологии во всем, включая офисы!

Рабочее место - это нечто большее, чем место, где мы работаем. Оно является символом, чем-то вроде отражения содержимого наших с вами мыслей. То, что вы держите в голове, магическим образом представлено на вашем рабочем столе. Все более сложные задачи, поступающие изо дня в день на участок от 1 до 2 м 2 , создают из повседневной рутины своеобразный пестрый коллаж.

Однако как только вы начнете целенаправленно пытаться изменить этот арт-объект, вы почувствуете, как меняется и упрощается ваша повседневная работа.

На самом деле аккуратный офис создать проще, чем вы думаете. Это может быть небольшой, но весомый вклад в качество вашей деятельности на рабочем месте.

Тест самоконтроля (насколько хорошо организовано ваше рабочее место)

1. Находятся ли непосредственно на своих местах вещи, которые вы используете ежедневно?
2. На вашем столе находятся документы того задания, над которым вы непосредственно работаете прямо сейчас?
3. Работаете ли вы только с одним ящиком/лотком для входящей почты?
4. Гарантировано ли, что срочные (с предусмотренным сроком) документы не хранятся в стопках или лотках для документации, где их придется искать, теряя время?
5. Обеспечивает ли ваша промежуточная система хранения текущей документации/проектов, что любой нужный документ вы сможете отыскать максимум за одну минуту?
6. Ориентируются ли ваши коллеги в вашей рабочей документации на случай вашего отсутствия?
7. Применяете ли вы чеклисты, которые облегчают вашу работу?
8. Вы всегда знаете, где разместить тот или иной документ?
9. Установили ли вы правила для работы в офисе в письменном виде?
10. Учитываются ли на вашем предприятии административные издержки в рамках общей производительности организации?

Подведем итоги. Как часто вы отвечали «да»?

10 раз - Вы уже очень хорошо организованы и знаете, благодаря каким техникам достигли такого результата. Работать с вами - одно удовольствие.

7-9 раз - Вы знаете почти все о том, как организовать письменный стол или рабочее место. Но остается потенциал, реализуя который, вы сможете ощутимо улучшить ситуацию.

3-6 раз - У вас, как и многих других, в руках множество различных дел, с которыми вы должны одновременно справляться. Однако вы сможете убедиться, что существует возможность наладить этот процесс более эффективно (сделать его более ценным).

1-2 раза - Если вы еще не уделяли достаточно внимания оптимизации пространства рабочего места и примите к сведению следующую информацию, вы будете поражены положительному эффекту от применения несложных техник и советов.

Набрали мало баллов? Не стоит расстраиваться! Отвечая на каждый вопрос, вы обозначаете, где именно имеется потенциал для улучшения - там, где вы ответили «нет», есть шанс сделать это!

С чего мы начали в РОТО…

Цель: разработать план последовательных шагов по реализации.

Но прежде - несколько заметок и аксиом по результатам мониторинга состояния дел на старте.

Постоянное улучшение неизвестно в офисах

«Нет времени для наведения порядка, но у каждого есть время искать необходимую вещь». Это практика многих офисов, в том числе и у нас в РОТО. В то время как на Производстве постоянное улучшение и оптимизация - абсолютно нормальная ежедневная рутина, в бюро и офисах к пониманию необходимости оптимизировать текущие процессы приходят не сразу. Ошибки, которые проще всего совершить, сложнее всего обнаружить, с наиболее затратными последствиями и сложными решениями, чаще всего совершаются за рамками Производства.

Огромный потенциал в офисах

Стоит признать, что львиная доля оптимизации реализуется в производстве в меньшей степени в администрировании. Тем не менее в офисах кроется огромный потенциал, в то время как в заводских мастерских большой прогресс уже был достигнут. Поэтому многие компании на сегодняшний день продолжают снижать непродуктивную офисную деятельность и сокращать потери в данной области, при этом уже давно выпуская высококачественную продукцию.

Необходимо для выживания

Еще один довод в пользу изменений.

Не секрет, что во всех отраслях промышленности глобализация наложила свой отпечаток, тем самым заставив сокращать отходы и потери во всех их проявлениях, что сегодня является не опцией, а обязательным условием для обеспечения выживания компании на конкурентном рынке.

Повседневная деятельность на многих предприятиях

Как выглядит обычный рабочий день? На многих предприятиях примерно одинаково:

• работа в офисе не регулируется какими-либо правилами; каждый выполняет свою работу так, как считает правильным
• сроки длительные
• присутствуют «объездные пути» и «заторы»; эффективный поток деятельности больше походит на ручеек.

Почти треть всех потерь

На основе проведенных исследований по фотографиям рабочего времени сотрудников и распределения нагрузки в течение дня было установлено, что почти треть всех потерь в офисах и на каждом рабочем месте занимает время на поиск нужного документа. Половина всех потерь вызвана плохо скоординированными процессами, следствием чего являются длительное время ожидания и пробуксовки процессов. Остальное составляет непродуктивная деятельность офиса. Проведя несложную калькуляцию в голове, мы ужаснулись…

70 непродуктивных дней в году

Исходя из того, что почти 30% рабочего времени по результатам исследований проходят не продуктивно, можно запросто подсчитать, сколько дней в году каждый работник тратит впустую. Это означает, что 70 дней из трудового года каждый сотрудник приходит на работу, занимается бесполезными вещами и идет домой (!).

Устойчивый порядок

Основная наша цель состоит в том, чтобы при помощи тех инструментов и советов, которые находятся у нас в руках, мы могли поддерживать порядок на письменном столе и в рабочем кабинете постоянно.

Цифры из мировой практики

Применяя нехитрые советы и рекомендации, в перспективе можно достичь результата уже в скором времени. Как определить эффект от внедрения? Улучшения можно выразить в количественной форме; среднестатистические данные из практики показывают:

10-20% повышения эффективности

20% высвобождения площадей

40% сокращения времени на поиск

25% сокращение сроков выполнения

Эффекты в будущем

Благодаря изменениям можно достичь:

• явного улучшения удовлетворенности сотрудников
• сокращения промежуточных, не приносящих ценности, этапов в процессах
• улучшения реакционной способности, отвечающей пожеланиям клиента
• повышения конкурентоспособности

Что значит «кайдзен»?

Кайдзен - процесс постоянного улучшения в форме направленного последовательного движения/развития посредством маленьких шагов. Мероприятие данного процесса просты в реализации, не требуют затратных высокотехнологичных решений или инвестиций, а риски обозримы и ограничены.

Принципы кайдзен априори, в первую очередь, осваиваются на производстве. Результатами являются улучшения, а также знания о потенциалах к улучшениям. От производства к офисам… Принципы стоит перенимать под лозунгом «Что для производства хорошо, может быть неплохо и для администрации». Применяемые инструменты не новы, основаны на поиске потенциалов для улучшения, но уже в офисной сфере. Благодаря кайдзен проблемы, о которых ранее вы не подозревали, становятся прозрачными и очевидными. Особенностью является то, что пользу получает не только предприятие, но и сотрудники: они могут работать быстрее, лучше и менее напряженно, в то время как предприятие благодаря этому становится более конкурентоспособным.

Взбираясь по лестнице кайдзен

Цель кайдзен в офисе - поэтапное и непрерывное улучшение.

Первый этап требует много времени и усилий для наведения вокруг порядка и сортировки в пределах вашей рабочей зоны (удаления всего, что отвлекает ваше внимание и мешает концентрации при выполнении насущных задач, не относится к ним).

На втором этапе устанавливают «правила игры». Правила позволяют удерживать вещи в порядке. Кроме того, там, где установлены правила, нет более необходимости постоянно наводить порядок.

Третий этап знаменует собой достигнутый по результатам первых двух успех. Однако расслабляться рано, на данном этапе процессы требуют оптимизации.

На четвертом этапе происходит более интенсивное вовлечение сотрудников в размышления на тему возможных улучшений. Здесь сотрудники выступают в роли экспертов.

Задача пятого этапа - стремлениям в поиске улучшений придать вектор путем постановки целей. Эти цели непосредственно относятся к стратегическому развитию компании. Определение показателей эффективности в данном ключе помогают измерить степень достижения целей.

Поле боя обширно, поэтому на сегодняшний день постараюсь осветить лишь некоторые рекомендации, так называемые tips&tricks, в рамках первого этапа. На самом деле на границе первого и второго шагов мы пока и находимся. И многое еще предстоит. Но время мы распределяем с заделом на то, чтобы каждая деталь была принята и воспринята сотрудниками. Поэтому мы не участвуем в гонке преследований. Наша тактика - размереннее движение вперед. Итак, первый шаг: наведите порядок и чистоту

Как сотрудник может работать с высокой эффективностью в хаосе?

В условиях нынешней международной конкуренции каждая минута на счету.

Не могу вспомнить ни одного человека, который пожалел бы о сэкономленном времени при выполнении повседневной работы. Объяснение этому простое: стопки бумаг на столе отражают характер человека - пустой рабочий стол говорит о светлой голове.

Прежде чем порядок поддерживать, его нужно для начала хотя бы раз навести. Это и есть цель первого этапа. Вы скажете, что на это у вас нет времени (исходя из этого можно сделать вывод, - вы четко понимаете структуру своего рабочего дня, что уже является первым шагом на пути к стандартизации!). Однако постарайтесь вырваться из офисной рутины и начать с этого первого шага. Удивительная вещь в Бережливом офисе - потраченное время на изменения незамедлительно впоследствии оправдывает себя. Наводя порядок и производя уборку, вы снимаете с себя необходимость пребывать в хаосе в будущем, экономя драгоценное время на отказе от излишних поисков. Возможно, ваши коллеги, увидев ваш рабочий стол, усмехнуться и скажут: «У тебя что - нет работы?» Но подождите некоторое время и увидите, что те же самые люди вернутся, чтобы спросить, как вам это удалось.

Прежде чем перейти к решительным действиям, необходимо сначала прояснить исходную ситуацию. Эффект этого вступительного этапа настолько действенен, что подобный подход настоятельно рекомендуется.

1. Сфотографируйте исходную ситуацию : ваш письменный стол, а также рабочее место полностью: пол и подоконники, используемые шкафы (детально).

То, как вы видите ваше рабочее место на фото, отличается от вашего восприятия, когда вы сидите за рабочим столом. Фотография позволяет увидеть ситуацию на расстоянии, подобная «шоковая терапия» очень полезна и как нельзя лучше помогает открыть глаза на проблемные места.

Не пытайтесь сделанным фоторепортажем компрометировать коллег. Данная процедура затеяна не для того, чтобы изобличить коллег в хаосе на их рабочих местах. Хаос лишь указывает на то, что существующие процессы не до конца продуманы и не стандартизированы. Везде на фото, где вы увидите несоответствия, имеется потенциал для улучшения. Фотография отобразит картину того, как выглядит ваше рабочее место со стороны. Для усиления эффекта вы можете их распечатать и повесить под заголовком «Так видят нас со стороны наши клиенты, гости, коллеги, поставщики и т.д.».

2. Сортируйте и систематизируйте

После того как вы запротоколировали исходное состояние, необходима сортировка. Избавьтесь от всех ненужных вещей. В ящиках стола, шкафах и на полках много вещей, к которым вы давно привыкли, но которые уже давно не используются или не будут использоваться в будущем. Все, что не используется, должно быть утилизировано.

Количество отсортированной документации, лотков для бумаг и прочих подобных вещей после такой процедуры поражает.

Результат - высвобожденные пространство и площади, а также впоследствии сокращение времени на поиски. Не стоит пытаться объять необъятное. Начните с отправной точки пространства и следуйте пошагово. Например, ваш письменный стол - эпицентр вашей работы. Начните с него. Постулат тайм-менеджмента гласит: сотрудник за «пустым столом» работает эффективнее, чем за «загруженным» (как столяр с рубанком). Следом за столом обратите внимание на следующие зоны. Рекомендуется проследовать следующим маршрутом:

• письменный стол
• выдвижные контейнеры и ящики стола
• под столом на полу
• в вертикальных шкафах, комодах, на полках
• на подоконниках и других горизонтальных поверхностях

Что делать, если на сортировку не хватает времени

Может случиться так, что для хорошей качественной сортировки одновременно во всем вашем офисном пространстве нет достаточно времени.

Прикрепите на дверцы стикеры и проставьте нумерацию последовательно. Составьте на основе этого перечень задач. Снабдите каждую задачу именем ответственного за исполнение и сроком. Сделайте данный план мероприятий видимым для всех сотрудников. Его можно будет убрать, когда все мероприятия будут выполнены.

На данном плане вы сразу видите, что уже было выполнено, а что осталось сделать.

Вы можете также сделать фотопротокол и разослать его всем сотрудникам. Вряд ли протокол останется надолго в памяти. Однако стикеры послужат своеобразными маяками для напоминания и постоянно на виду.

Применяйте метод со стикерами также, если вы сомневаетесь в пригодности вещей, или не можете принять окончательное решение самостоятельно. Внесите эти пункты в план мероприятий, а затем в совместной дискуссии с заинтересованными коллегами совместно решите судьбу этих объектов или предметов. Напишите на стикерах инициалы сотрудников, так будет проще определить с первого взгляда, кто ответственен за данный объект.

3. Практикуйте избавление от вещей в тестовом режиме

Люди по своей натуре охотники и коллекционеры. Поэтому готовясь к расставанию с вещами, могут возникнуть сомнения - а вдруг они понадобятся снова… Полезно будет поэкспериментировать в этом направлении прежде, чем перейдете к решительным действиям. Предметы и документы, которые не нужны на рабочем месте, но от которых не хотелось бы пока избавляться, положите в картонные коробки.

Эти коробки могут храниться в архиве, подвале или на складе. Тем самым вы освобождаете драгоценную площадь/пространство в вашей рабочей области.

Уберите освободившиеся полки из офиса. В противном случае они очень скоро заполнятся чем-нибудь вновь. Чтобы не забыть о содержимом коробок, подпишите их следующим образом:

Будьте внимательны при определении целесообразности срока актуальности архива.

Укажите на каждой коробке порядковый номер. При формировании архива и упаковок составьте опись того, что размещаете в них. Из описи можно составить перечень содержимого. Протокол архива вы можете прикрепить на каждой конкретной коробке. Копию можете держать на вашем рабочем месте - на внутренней стороне дверцы шкафа, чтобы при необходимости иметь прямой доступ к этой информации.

4. Освобождайте больше места в рабочем пространстве

Окружающее вас рабочее пространство должно быть организовано таким образом, чтобы способствовать концентрации на решении ваших ежедневных задач и достижению целей. В вашем окружении должны присутствовать только те вещи, которые необходимы вам ежедневно. Зачастую, однако, после проведения сортировки обнаруживается присутствие вещей, предметов, мебели, которая не используется и мешает.

Порой случается, что вы не можете точно определить необходимость тех или иных документов под рукой. Вы обращаетесь периодически к некоторым папкам, но не помните, к каким именно. Каждый раз, когда вы заглядываете в папку, крепите небольшую наклейку к ее корешку.

Приблизительно через три месяца появится картина, по которой вы сможете судить, какие папки наиболее ходовые в вашей работе. Чтобы каждый раз не терять время на поиск наклеек, разместите их на одной из стенок шкафа с папками. Совет будет полезным в том случае, если вы периодически переводите в архив не часто используемые папки, или избавляетесь от них. Внесите в ваш календарь регулярное напоминание, когда вы решаете, какие папки должны быть удалены из вашей рабочей области.

Альтернативная идея: вы можете заклеить створы папок скотчем. Когда папка нужна, вы срываете ленту. По истечении трех месяцев вы поймете, какие папки следует отправить в архив: все те, на которых скотч остался нетронутым.

В некоторых офисах в наличии имеются шкафы или тумбы, которые не используются - часто с аргументом, что мебель стоит больших денег. То, что приобретение всегда связано с тратой денег, верно. Если мебель стоит на проходе, является причиной излишних поисков, отвлекает от работы, это выливается в еще большие затраты.

Избавьтесь от подобной мебели. Расставьте только необходимую мебель и найдите ей новое применение. Некоторые предприятия предлагают забрать ненужные мебель и предметы своим сотрудникам. Определите место, куда вы поместите подобные вещи, чтобы их могли свободно вывезти.

5. Оптимизируйте сортировку мусора

Наведение порядка всегда связано с тем, что вы расстаетесь с ненужным. Часто на рабочем месте для всего используется одна мусорная корзина - будь то стаканчик из-под йогурта или скомканная бумага.

Вместо этого необходимо обзавестись ящиком для утилизации бумаг. Его вы используете, снабдив своим именем, только для этой цели. Кстати, лучше иметь небольшой рабочий стол и большой ящик для бумаг, чем наоборот.

Прочий мусор следует сортировать посредством контейнера с несколькими отсеками или отдельных промаркированных емкостей. Размеры контейнеров обусловлены объемами отходов.

Так как со временем в ящике накапливается слишком много документов, необходимо не ежедневно, но хотя бы еженедельно опустошать его. Кроме того: если вам необходим документ, который вы отправили в ящик, вы можете извлечь его оттуда невредимым.

Ящик для бумаг должен быть подходящей формы и размеров, чтобы помещенные туда документы не мялись.

Обратите внимание, что сортировка мусора должна соблюдаться на протяжении всей цепочки! Имели место случаи, когда сортировка успешно осуществлялась в офисах, однако, к вечеру обслуживающий персонал попросту сваливал весь мусор в один бак.

Для идеалистов - можно использовать один из выдвижных ящиков стола/тумбы под контейнер для бумаг. В течение дня он открыт. Когда вы принимаете посетителей, можете закрыть его одним движением - для посторонних глаз он не виден.

6. Держите рабочее место в чистоте и поддерживайте порядок

Если вы навели порядок и чистоту на своем рабочем месте, то теперь необходимо постоянно поддерживать это состояние.

Возьмите за привычку наводить порядок на вашем рабочем столе прежде, чем вы покинете ваше рабочее место в конце дня. Таким образом, на следующий день вы можете начать с нуля. В противном случае вы копите документы: в первый день остается лежать 5 листов, на следующий день - другие пять, а на третий день у вас уже выросла стопка бумаг. Данное наведение порядка по вечерам полезно, если вы еще находитесь на стадии адаптации. По мере освоения рекомендаций по поддержанию порядка вы увидите, что по истечении дня не так уж и много придется приводить в норму.

Поддержание чистоты и порядка должно регулярно контролироваться:

Можно использовать чеклист, приведенный в начале, либо разработать свой собственный по потребностям. Сюда вы можете также включить пункты по уборке столов, выдвижных ящиков, шкафов, офисных приборов, пола, растений, ламп, мусорных контейнеров, зон общего пользования и т.д.

Успешное внедрение

Предлагаю опробовать эти приемы. Вы заметите, что все больше времени высвобождается в вашей деятельности, когда вас окружает порядок.

РОТО ФРАНК - компания немецкая. Большинство моих российских коллег меня поддержит в том, что изо дня в день мы все больше верим в справедливость немецкой пословицы «Ordnung muss sein» (Порядок - всему голова). Это дает нам стимул двигаться в направлении освоения следующих шагов Бережливого офиса: разработке правил, оптимизации существующих процессов, вовлечении сотрудников в качестве экспертов, постановка целей стратегического развития и определение показателей эффективности.

Перепроверьте себя по реализации предложенных вам приемов:

1. Сфотографировали ли вы исходное состояние?
2. Произвели ли вы сортировку и избавились от ненужных вещей (и продолжаете это делать систематически)?
3. Применили ли вы метод стикеров?
4. Практиковали ли вы метод избавления от вещей в тестовом режиме?
5. Освободили ли вы больше места в вашей рабочей области?
6. Произвели ли сортировку бумажного мусора в отдельный ящик?
7. Взяли за привычку наводить порядок на рабочем столе по окончании рабочего дня?

Основная задача руководителя - организовать в компании/отделе грамотный рабочий процесс. Причем сделать это надо таким образом, чтобы на протяжении ближайших двух-трех лет компания функционировала без сбоев, а основной обязанностью руководителя был лишь контроль. Грамотная организация рабочего процесса является непременным условием получения фирмой прибыли, и такую компанию в случае необходимости легко можно продать. Если бизнес не налажен, то его цена равняется стоимости имущества фирмы, не более того.

Вы узнаете:

• Какими способами можно организовать рабочий процесс в компании.
• Каковы основные принципы организации рабочих процессов.
• Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места.
• Как организовать технологические процессы рабочих мест.
• Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации.
• Как оптимизировать рабочий процесс в организации.

Организация рабочего процесса: 3 основных способа

Рабочий процесс можно организовать тремя путями. Это коворкинг, фриланс и работа в офисе. Классификация условна, но отражает общую суть.

Какой вариант лучше выбрать? Тут все будет зависеть от направления деятельности фирмы и специфики ее работы. Кассиров банка сложно представить фрилансерами со свободным графиком, не так ли? Зато особой пользы от того, что журналист или дизайнер будет сидеть в офисе строго с 9 до 6, вы не получите. Представителям креативных профессий нужен простор для творчества.

Тем не менее работа в офисе до сих пор остается самым распространенным способом организации рабочего процесса. Рассматривать его во всех подробностях нет смысла.

Под фрилансом понимается наем людей для выполнения определенной работы. В штат фрилансеров не берут, то есть выплачивать таким сотрудникам ежемесячный оклад и отчислять с него налоги не нужно. Это экономически выгодно, а потому многие фирмы предпочитают именно данный метод организации рабочего процесса. Впрочем, есть руководители, которые опасаются «безответственности» фрилансеров и стараются не привлекать их к работе.

Коворкинг можно назвать промежуточным звеном между фрилансом и работой в офисе. Он лучше всего подходит людям, работающим в небольших группах или удаленно, но при этом обязанным время от времени встречаться с коллегами, чтобы обменяться информацией по делу.

Если рассуждать теоретически, человек любой профессии может работать фрилансером или на условиях коворкинга. Но в реальности данные способы организации рабочего процесса практикуют компании, нуждающиеся в услугах веб-разработчиков, художников, рекламщиков и т. п. Да и самим людям творческого склада не слишком комфортно придерживаться строгого графика и проводить время в скучном для них офисе. С другой стороны, найти фирму, сотрудники которой все до одного были бы фрилансерами, очень и очень сложно - практически в любой компании имеются штатные сотрудники.

Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете. Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился алгоритмом, как руководителю освободить от дел четыре часа в день. Вам помогут персональный планировщик дел и подробные инструкции, которые вы найдете в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Принципы организации рабочего процесса, которые необходимо соблюдать

Технология организации рабочего процесса подразумевает обязательное выполнение нескольких основных правил:

1. Содержание трудового процесса должно быть оптимальным . Для равномерной загрузки сотрудника необходима рациональная последовательность и наилучшее сочетание используемых в работе приемов. Эту же цель преследует правильная организация интенсивности и ритмичности трудового процесса, а также разработка для сотрудника оптимального сочетания умственной и физической деятельности. Достичь всего этого можно, применив на производстве принцип разделения труда, верно рассчитав рабочую норму и оснастив предприятие высококачественным и соответствующим всем современным требованиям эргономики оборудованием.
2. Человек и техника должны действовать одновременно . То есть, пока включено оборудование, сотрудник может заниматься обслуживанием рабочего места, подготовительной/заключительной работой или выполнять вспомогательные трудовые операции.
3. При организации рабочего процесса нужно предоставить сотруднику возможность экономить движения . Это достигается путем установки хорошего оборудования, четкой планировки рабочих мест, максимально удобного расположения инструментов.
4. Движения, совершаемые работником, должны быть налаженными и доведенными до автоматизма . Достичь ритмичности помогает продуманная последовательность приемов, совершаемых с расчетом, чтобы сотрудник затрачивал за конкретный отрезок времени определенное количество энергии - и так до конца смены. Благодаря автоматизму, то есть постоянному повтору одних и тех же операций в течение долгого времени, внимание человека концентрируется на быстром и качественном выполнении работы.
5. Интенсивность труда также обязана быть оптимальной . Организация рабочего процесса на предприятии предполагает удобство выполнения тех или иных операций, перемену видов деятельности, переход с мышечных нагрузок на нервные и наоборот, заботу о минимизации влияния производственной среды на человека. Исследования в области физиологии и экономики выявили ту степень загрузки рабочего и уровень напряженности его труда, при которых будет обеспечена оптимальная производительность.

Условия производственной деятельности на разных предприятиях могут сильно отличаться, а значит, и организация рабочих процессов имеет свои особенности. Чтобы добиться повышения эффективности труда, нужно все вышеперечисленные требования адаптировать к конкретному случаю.

Рассказывает практик

Лайфстайл бизнес-центры - способ эффективной организации рабочего процесса

Светлана Григорьева ,

директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS

Рабочий процесс необходимо организовать таким образом, чтобы сотрудникам было комфортно трудиться и они чувствовали себя свободно. Хорошим решением будет использование лайфстайл-бизнес-центра.

Смысл идеи отражен в самом ее названии - «стиль жизни». Человек, которому интересно и приятно находиться в офисе, работает значительно эффективнее. И если руководители компании это понимают, то уделяют достаточно внимания организации основных рабочих процессов на производстве.

Стиль лайфстайл как метод организации рабочего процесса родом с Запада, причем его возраст насчитывает уже несколько десятилетий. Как инвесторы, так и арендаторы отдают должное данному формату - достаточно вспомнить самые крупные на европейском рынке сделки по продаже Chiswick Park в Лондоне и The Park в Праге. В нашу страну этот стиль пришел не так давно и пока что считается нововведением.

Своим появлением лайфстайл-бизнес-центры обязаны соединению идей психологии, HR-технологий и оптимальной организации рабочего пространства. Домен enjoy-work сайта английского Chiswick Park переводится как «наслаждайся работой» и вполне отражает суть концепции.

Основное достоинство подобных бизнес-центров - возможность создать комфортную рабочую среду как для каждого сотрудника в частности, так и для всей фирмы в общем. В этом офисном пространстве не только удобно работать, но можно и развиваться как личность. Причем одно тут напрямую зависит от другого: чем комфортнее сотрудник себя чувствует, тем лучше он работает и тем успешнее развивается бизнес.

Арендуя бизнес-центр формата лайфстайл, вы одновременно платите за то, что работающая на вас команда становится более мотивированной, а соответственно, и более эффективной. Конечно, за аренду приходится отдавать серьезные деньги, но результат того стоит. Плюс вы можете существенно сэкономить на совместных походах в рестораны и поездках на природу: зачем это делать, если в бизнес-центре имеется все необходимое для тесного общения сотрудников?

Самое интересное, что аренда лайфстайл-бизнес-центра обойдется вам примерно в 2-3 раза дешевле, чем традиционный офис в центре города. Лайфстайл-помещения обычно расположены в несколько более отдаленных районах, но при этом добраться к ним на транспорте не представляет никакого труда. Такие офисы располагаются или вблизи оживленных автомагистралей, или около станций метро, а иногда - недалеко от аэропорта. Если крупные транспортные узлы поблизости отсутствуют, то к этим бизнес-центрам в обязательном порядке ходят шаттл-басы.

Большинство БЦ в стиле лайфстайл представляют собой малоэтажные здания, расположенные на довольно обширной территории. Планировка таких центров великолепно продумана: помимо мест для делового и неформального общения, в них организованы зоны отдыха, разбиты парки с аллеями, построены кафе и рестораны, возведены спортивные площадки и клубы.

Особенность данного формата организации рабочего пространства заключается в том, что сотрудники легко могут совмещать работу на благо компании с отдыхом и занятиями спортом. Обустроенное таким образом место буквально подталкивает человека к творчеству и личностному развитию. При этом соблюдается необходимый баланс между работой и обыденной жизнью.

Бизнес-центры лайфстайл, как правило, арендуют компании, которые прекрасно осознают связь между стимулированием сотрудников и успешным развитием бизнеса. Если рабочее место будет скучным, то речи об эффективной работе в большинстве случаев идти не может. И следует помнить об одном важном нюансе: подобным образом рабочее пространство организуют фирмы, деятельность которых не связана с ежедневным приемом клиентов, или же компании, имеющие отдельный головной офис в центре города.

Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места

Этап 1. Определите цель.

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, нужно идти от обратного, то есть сперва сформулировать результат, которого надо добиться, а затем подумать, что для этого нужно сделать.

Решите, какой ежедневный результат требуется от сотрудников. При этом не нужно оперировать понятиями «планируется», «делается» или «будет выполнено» - используйте слова «есть» или «сделано». К примеру: «Работа по покраске забора сделана», «Есть доход».

После этого определите, что сотрудник должен предпринять часом, днем или неделей ранее для достижения требуемого результата. Промежуток времени выбирайте исходя из специфики работы. Затем отмотайте события еще на один временной отрезок и выясните, какие действия требуются от человека для получения им возможности сделать шаг, ведущий к выполнению поручения. Далее постепенно возвращайте шаги работника к самому началу, к моменту постановки перед ним задачи.

Описание процесса деятельности сотрудников для уже работающего бизнеса имеет свои достоинства и недостатки. Первые заключаются в том, что не нужно сочинять ничего нового - надо просто внести в формулу уже существующие этапы работы. Минусом является подспудное желание руководителя организовать рабочий процесс, включив в него действия и факторы, в данный момент использующиеся в производстве, но без которых можно легко обойтись. Если же описывать действия персонала согласно приведенной выше схеме, от конца к началу, то рабочий процесс можно хорошо оптимизировать, просто убрав из него все лишнее.

Если у вас малый или средний бизнес и вы не горите желанием заниматься слишком подробным описанием процесса, то хватит и разбивки на 10-20 шагов.

После того как вы полностью сформируете схему, ее нужно будет проверить. Необходимо проанализировать, возможно ли начало следующего шага после выполнения предыдущего и приведет ли совокупность всех действий к получению фирмой прибыли. Только правильная организация рабочего процесса даст нужный результат. Если на каком-то шаге система начнет сбоить, придется искать обходной путь.

Этап 2. Пропишите переходы между результатами.

Когда конечная цель разработана и выявлены ведущие к ней шаги, нужно определить промежуточные результаты.

Если объяснить схему простыми словами, то звучать она будет примерно так: «Деталь под номером таким-то находится на складе. К такому-то времени она должна быть в таком-то цеху». Что для этого необходимо сделать? Правильно: найти деталь и переместить ее в нужное место.

Другой пример. Между понятиями «Документ оформлен» и «Документ сдан» нельзя поставить знак равенства. Нужен переход, который следует подробно описать: «Принять документ, заверить его у ответственного лица, после чего передать по назначению».

Разработав переходы, еще раз внимательно просмотрите всю схему. Наверняка в ней найдутся нюансы, в которых вы недостаточно разобрались. Это необходимо исправить, иначе организация рабочего процесса не получится на сто процентов эффективной. В большинстве случаев проблема не будет какой-то уникальной, нужно просто поискать, кем и когда уже был сформулирован данный порядок действий.

У многих предпринимателей может возникнуть вопрос: а поддается ли подобному описанию творческий труд? Как ни странно, но именно с ним проблем меньше всего.

В одной фирме сложилась довольно непростая ситуация. Спровоцировали ее специалисты, занимающиеся веб-дизайном. Уверив начальство, что их работа относится к категории творческих, сотрудники перестали выполнять заказы вовремя. Их оправдания не отличались оригинальностью: работу художника нельзя регламентировать. Как оказалось, можно. Любой процесс в бизнесе поддается поэтапному описанию, в том числе и процесс создания дизайнерских макетов, написания статьи, сочинения музыки. Когда работа веб-дизайнеров была разделена на несколько последовательных шагов, дело наладилось.

Чтобы компания работала как часы, необходимо формализовать все действия сотрудников - от уборки помещений до телефонных звонков клиентам.

Один человек уехал в США. Языка он почти не знал, но в фирме, куда он устроился на работу, ему выдали инструкцию в виде буклета с цветными изображениями. Такие брошюрки полагались всем гастарбайтерам, чтобы те, кто не умеет читать по-английски, с помощью картинок могли разобраться, что и в каком порядке следует делать. Иностранцы получали право приступить к работе только после того, как заучивали данную памятку назубок.

При увольнении возвращать «подарок» было не обязательно: в США у каждой серьезной фирмы имеется большой запас таких инструкций. Раздать их сотрудникам для западных работодателей гораздо проще, чем уговаривать людей избегать разного рода авралов и чуть ли не на пальцах объяснять каждому, в чем будут заключаться его обязанности. С другой стороны, у наших руководителей, если они достаточно компетентны, работники всегда четко знают, что и в какой момент времени от них требуется.

Этап 3. Разработайте инструкции.

После того как будут продуманы все промежуточные шаги и главные результаты с необходимыми связями между ними, организации рабочего процесса понадобится расклад по должностям и функциональным обязанностям.

Для начала определите, какие фазы работы требуют наличия сотрудников, а какие - нет. Вычислив этапы, на которых без работников не обойтись, начинайте распределять обязанности между людьми.

Чаще всего для этого используется вертикальный принцип распределения, подразумевающий, что человек, выполняющий определенную работу от начала до конца, за нее и отвечает. Этому сотруднику известны инструкции разных уровней, он может совмещать обязанности как топ-менеджера фирмы, так и исполнителя. Но данное решение не может считаться идеальным, т. к. возможны не слишком приятные последствия:

• Сотрудник с доступом к таким инструкциям имеет конкурентное преимущество перед своими коллегами. Однажды он может «подарить» кому-то эти инструкции.
• Требования к данному сотруднику значительно повышаются.
• Если человек вдруг решит уволиться, то это самым неблагоприятным образом скажется на работе всей компании, так как именно на этом конкретном сотруднике была завязана значительная часть организации рабочих процессов.

Поэтому вместо вертикального принципа распределения целесообразнее использовать систему «тетриса». Каждый сотрудник должен выполнять ту работу, которая у него получается лучше всего. А конечный результат обязан зависеть уже от совместных усилий всего персонала.

Если построить работу в компании таким образом, то все возможные недостатки легко превратить в достоинства. Человек, занимающийся тем делом, к которому у него есть несомненный талант, работает без лишнего напряжения, без ошибок и с удовольствием, что прямо сказывается на эффективности его труда и экономит фирме средства.

Помните: должность и функциональные обязанности - разные вещи. Одна должность может подразумевать выполнение сразу нескольких дел.

После формирования списка должностей и перечня требований к сотрудникам, занимающим определенные посты, нужно заняться составлением инструкций, согласно которым соответствующее подразделение компании (или отдельный кадровый работник) будет отбирать персонал. Данные документы нужно увязать как с должностными инструкциями, так и с рабочим процессом.

Подведем промежуточные итоги. Создание или реконструкция фирмы подразумевает организацию рабочего процесса, составление должностных инструкций, формирование правил приема на работу и разработку условий оплаты труда.

И еще один момент: прописывая рабочий процесс, не забудьте указать, в каком виде документация должна переходить от одного сотрудника к другому.

Организация технологических процессов рабочих мест

Под организацией рабочего места понимается:

• внутреннее, происходящее случайным образом взаимодействие элементов рабочего места;
• такое же взаимодействие, только совершенное целенаправленно;
• внешнее нерегулярное, совершенное случайным образом воздействие на рабочее место и его элементы;
• воздействие на рабочее место, имеющее целенаправленный, систематический и непрерывный характер.

Из вышесказанного следует, что организация рабочих мест происходит не только благодаря указаниям сверху и прописанным заранее правилам, но и в результате стараний самого работника, влияния окружающей среды и воздействия элементов рабочего места друг на друга.

Если рабочее место организовано грамотно, то человек на совершение тех или иных действий тратит значительно меньше времени, но при этом качество выполненной работы повышается. Также можно говорить об уменьшении расходов сырья, материала, энергии, что в свою очередь способствует увеличению прибыли и конкурентоспособности фирмы.

Все элементы организации рабочего процесса тесно связаны между собой, и обустройство рабочих мест в этом списке занимает далеко не последнее место. Их грамотная подготовка включает в себя установку и закрепление всех нужных инструментов и приспособлений, контроль за течением технологического процесса, безошибочное управление оборудованием и т. д.

Формы разделения и кооперации труда, принятые на предприятии, также во многом влияют на способ организации и обслуживания рабочих мест.

Чем лучше продумано обустройство рабочих мест, тем комфортнее становятся условия труда исполнителей, тем менее сказывается на них неблагоприятное воздействие производственной среды. Чтобы работник в процессе своей деятельности не испытывал слишком сильного напряжения и, как следствие, переутомления, его рабочее место должно быть обустроено с соблюдением всех существующих норм.

Правильная организация трудовых процессов и рабочих мест позволяет решить следующие задачи:

1. С максимальной пользой распорядиться имеющимися в наличии производственными площадями.
2. Со всей возможной рациональностью оборудовать отдельно взятое рабочее место, удобно расположив даже самые незначительные его элементы.
3. Сделать рабочее место удобным и комфортным.
4. Защитить работников от неблагоприятных воздействий внешней и внутренней производственной среды.
5. Обеспечить бесперебойное и синхронное функционирование рабочих мест, а также качественное их обслуживание.

Единой системы обустройства рабочих мест не существует просто потому, что специфика деятельности у каждого предприятия своя. Но если следовать нескольким общим правилам организации, применимым к определенной группе рабочих мест, то на выходе можно добиться весьма неплохого эффекта. Главное - осуществить классификацию рабочих мест по тем или иным признакам и в соответствии с ними найти оптимальный вариант организации.

Но классификационные признаки будут зависеть от направления деятельности компании и специфики производства. В зависимости от этих деталей и многих других факторов и строится организация и обслуживание рабочих мест.

Впрочем, существуют и общие для любого рабочего места требования, о каком бы предприятии или компании ни шла речь. Их можно разделить на организационные, технические и психофизиологические.

Первые предполагают наиболее удобное для работника расположение инструментов и оборудования, возможность рационального обслуживания рабочего места и т. д.

Под техническими требованиями понимается оснащение рабочего места всем необходимым оборудованием, техникой, связью и проч.

Психофизиологические требования подразумевают соответствие рабочего места конкретным особенностям психологии и физиологии работников.

Общие правила организации рабочих мест заключаются:

• в соответствии оснащения и специализации рабочих мест всем необходимым требованиям;
• в грамотном размещении рабочих мест;
• в регулярном их обслуживании.

• Совершенствование управления предприятием: направления, на которые стоит обратить внимание

Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации

Без соответствующего контроля достижение компанией поставленных целей остается под большим вопросом. Задача контроля - сделать управление бизнесом как можно более эффективным.

Контроль обязан соответствовать определенным стандартам, которые устанавливаются в процессе его осуществления. Также необходимо подвергать анализу достигнутые результаты и, в случае несовпадения их с поставленными целями, проводить корректировку.

Контроль призван выполнять несколько задач: оценивать положение дел на предприятии, собирать необходимые данные, которые впоследствии подвергаются обработке, и выявлять ошибки. Другие функции контроля заключаются в анализе причин неудач и поиске путей исправления ситуации, разработке методов достижения целей, подготовке стандартной системы отчетности.

Внутренний распорядок организации содержит список норм и правил трудового поведения, обязательных к исполнению. Есть несколько вариантов нарушения трудовой дисциплины: несоблюдение субординации, срыв координации в процессе выполнения задания, отступление от правил, определяющих режим рабочего времени и отдыха, игнорирование технологических норм. Причем последнее подразумевает собой не только выход за пределы правил, регулирующих использование средств производства работником и работодателем, но и допущение ошибок, касающихся времени ведения техпроцесса. От особенностей последнего напрямую зависит регулирование рабочего времени сотрудника и периода его отдыха. Труд может быть постоянным, предполагающим определенные перерывы между этапами деятельности, ночным, разделенным на несколько частей в течение одной смены и т. д. Во время рабочего процесса в организации нужно соблюдать нормы субординации и уделять пристальное внимание координации действий сотрудников. Если человек не выполнил или же исполнил ненадлежащим образом порученное ему задание, то это расценивается как дисциплинарный проступок.

Дисциплинарные проступки могут быть трех видов:

• работник пренебрег технологическими нормами;
• работник отказался от соблюдения норм субординации и координации в процессе управления трудом или сделал это ненадлежащим образом;
• сотрудник нарушил режим рабочего времени, то есть отклонился от соблюдения норм трудовых правоотношений, регулирующих время работы и отдыха, - ст. 100 Трудового кодекса РФ.

Порядок установления обстоятельств, свидетельствующих о нарушении работником принятых в организации норм, во многом зависит от вида дисциплинарного проступка.

Мнение эксперта

Развитая трудовая культура позволяет значительно сократить нарушения дисциплины

Михаил Плынский ,

генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел

Некоторые из наших сотрудников время от времени нарушали трудовую дисциплину: одни опаздывали и прогуливали, вторые отлынивали от работы, третьи были пойманы на воровстве. Мы успешно справлялись с этими проблемами, лично беседуя с провинившимися людьми и с коллективом, - но только до тех пор, пока штат нашей организации составлял 30-40 человек. В дальнейшем бизнес вырос, появились новые направления, и сотрудников у нас стало гораздо больше.

После этого проблема встала во весь рост, и мы поняли, что решать ее нужно радикальными методами. Но снизить вероятность нарушений может только та компания, в которой хорошо налажена организация рабочего процесса и сильно развита трудовая культура. Для ее формирования мы вязли за основу Гарцбургскую модель управления коллективом, изучили основные инструменты, используемые в ее рамках, а потом начали применять их в своей работе.

• Эффективное производство и кайдзен: применение и результаты

Оптимизация рабочего процесса в организации

Эффективная организация рабочего процесса невозможна без проведения целого комплекса мероприятий, целью которых является повышение рентабельности бизнеса. Если все сделать согласно формуле «Выше, дальше, лучше!», то отдача от соответствующего подразделения фирмы будет больше, затраты значительно снизятся и т. п.

Если после всех приложенных усилий ситуация только ухудшилась, то следует признать, что проведенная оптимизация была не слишком удачной. Совершенствовать работу филиалов нужно, соблюдая определенный порядок. Сделайте следующее:

1. Определите необходимость оптимизации.

Проанализировав работу отдельного подразделения, к данному выводу может прийти как руководство фирмы, так и начальник соответствующего отдела, увидевший, что работу подведомственного ему сектора нужно каким-то образом улучшить. В последнем случае чаще всего имеется в виду общее усовершенствование системы. Если же идея оптимизации рабочего процесса в организации исходит от начальства, то, как правило, это вполне конкретный запрос, направленный на реформу тех или иных моментов. К примеру, руководитель фирмы посчитал, что расходы какого-то подразделения слишком велики и их нужно уменьшить. Обычно это касается тех служб, работа которых влияет на получение компанией прибыли лишь косвенно: отдела кадров, сектора техники безопасности и т. п.

Но стремление сэкономить - лишь один из мотивов запланированных реформ в организации. Чаще всего причина кроется в другом: служба недостаточно хорошо выполняет возложенные на нее функции.

Как только запрос сформулирован, запускается процесс реструктуризации подразделения. И первым шагом в этом направлении будет определение миссии и экономической функции отдела.

Что это означает? Казалось бы, о чем тут думать: задача отдела продаж - реализовывать, функция курьерской службы - доставлять, забота рекламного отдела - продвигать товар. К сожалению, все гораздо сложнее.

Современный российский бизнес отличается тем, что должностные обязанности человека, занимающего в компании определенный пост, не всегда ясны. Часто одна и та же должность в разных организациях подразумевает выполнение совершенно различных задач. Взять, к примеру, маркетологов: в одной компании человек этой профессии обязан разрабатывать концепцию развития бизнеса, в другой - заниматься личными продажами. Где-то менеджеры по персоналу обучают сотрудников, прививают им корпоративную культуру, а где-то просто набирают людей на работу. И подобная ситуация сейчас в большинстве отечественных компаний.

Поэтому, прежде чем заняться улучшением работы отдельного подразделения в организации, необходимо понять, какую роль данный отдел играет в общей структуре фирмы.

Чтобы ответить на этот вопрос и в дальнейшем оптимизировать рабочий процесс в организации, необходимо:

• определить задачи, решение которых находится в ведомстве данного подразделения;
• выяснить место, которое он занимает в компании;
• установить роль подразделения в экономической составляющей фирмы.

Ко второму пункту улучшения рабочего процесса в организации можно переходить только после того, как полностью разберетесь с первым.

1. Выясните критерии эффективности.

Это один из наиважнейших этапов работы по оптимизации. Более того, все дальнейшие шаги будут зависеть от того, какие именно параметры вы определите в качестве главных критериев. Как раз тут вам пригодятся данные, полученные в процессе разработки предыдущего пункта.

Анализ обязан основываться на целях, которых должно достичь то или иное подразделение. К примеру, задача службы безопасности - предотвращать хищение материальных ценностей, находящихся в собственности компании. То есть критерием эффективности отдела будет сокращение/увеличение количества подобных эпизодов.

Исходя из этого, результативность действий отдела можно оценить с помощью ранее сформулированных задач.

Если поставить определенную оценку не представляется возможным, это означает, что в формулировке задач была допущена ошибка либо они были прописаны с помощью расплывчатых фраз. В таком случае приходится возвращаться к предыдущему этапу оптимизации рабочего процесса в организации.

Но если все сделано верно, то наступает очередь следующего шага.

1. Оцените, насколько вас удовлетворяет работа того или иного отдела.

Здесь можно обойтись без подробных пояснений. Ситуацию по каждому отделу нужно оценивать с помощью выбранных ранее критериев эффективности. Самая простая оценка будет в формате «удовлетворительно/неудовлетворительно». Если требуется более глубокое понимание ситуации, то отчет можно построить исходя из числовых данных. В итоге вы четко увидите, насколько то или иное подразделение соответствует вашим ожиданиям. Если все в порядке - хорошо. Если требуется вмешательство, то нужно приступать к следующему этапу улучшения рабочего процесса в организации.

1. Сформулируйте задачи оптимизации.

Тут тоже особых сложностей не предвидится. Проанализировав все пункты, повышенное внимание нужно уделить тем, что вызывают наибольшие вопросы. При постановке задач постарайтесь использовать не отрицательные термины, а положительные. То есть ставьте перед сотрудниками цель «улучшить качество работы», а не «по возможности минимизировать процент брака».

Все, подготовка к оптимизации рабочего процесса в организации выполнена. Настала пора претворить решения в жизнь.

1. Проведите направленные на оптимизацию мероприятия.

В любой ситуации, прежде чем начинать какое-либо дело, нужно провести ориентировочный анализ. В данном случае он будет направлен на определение внутренних резервов организации. Для этого предварительно составьте общий список функций внутри подразделения.

1. Пропишите для каждого отдела перечень его функций.

Данный список будет напоминать должностную инструкцию, только составленную не для конкретной должности, а для всего отдела целиком. Впрочем, чтобы документ не отличался особой сложностью, его можно разбить именно по специальностям. В итоге получится перечень обязанностей, которые должны выполнять сотрудники конкретного отдела.

1. Оцените, насколько успешно выполняется работа.

В данном случае оценивать нужно не общие успехи подразделения, а каждую функцию по отдельности. Благодаря этому станет ясно, правильно ли они распределены между сотрудниками и что именно нужно «подтянуть».

Хорошо, если выяснится, что все проблемы возникают из-за неудовлетворительной работы одного сотрудника. Стоит взять на его место другого, и все трудности уйдут. К сожалению, такое случается крайне редко, ведь «слабое звено» в коллективе заметно с первого взгляда и его давно бы уже вычислили. Скорее всего, дело тут в другом: рабочий процесс в организации страдает «благодаря» слабой работе всего отдела.

Но случается и так, что оценку выполнения функций провести не выходит. В данной ситуации нужно подумать об эффективности существующего контроля и о том, работает ли он в принципе.

1. Выясните, как сильно субъективные факторы влияют на успешность выполнения функций.

Определите, насколько личностные особенности сотрудников влияют на эффективность их работы в организации. Примеры можно привести самые разные. Если человек по жизни медлителен, то вряд ли он будет справляться с работой, требующей принятия мгновенных решений. Значит, этому сотруднику лучше предложить должность, предполагающую взвешенные и обдуманные поступки.

1. Найдите зависимость от факторов внутри отдела.

Рабочий процесс нужно организовывать, опираясь на сложившуюся в коллективе атмосферу. Имейте в виду: отклонения в любую сторону от «золотой середины» крайне нежелательны - как со знаком «плюс», так и со знаком «минус». Если сотрудники не нашли общий язык, ведут себя по отношению друг к другу агрессивно, то эффективной работы от них можно не ждать. Этому мешает отсутствие межличностного взаимодействия. Но и у излишне дружелюбного коллектива есть свои недостатки - персонал, проводящий рабочее время за чашкой чая и неспешными беседами, тоже вряд ли расположен к плодотворному труду.

Можно отметить и другие факторы, сводящие на «нет» даже самую грамотную организацию рабочего процесса. Проблемы возникают, если:

• процесс в недостаточной степени автоматизирован. К примеру, заполнять документы вручную - это долго и нерентабельно;
• функции сотрудников дублируются;
• должностные обязанности распределены без четкой системы;
• сотрудники подчиняются одновременно нескольким начальникам.

1. Определите, насколько исполнение функций зависит от факторов вне юрисдикции отдела.

Чтобы организация рабочего процесса была по-настоящему качественной, особое внимание нужно уделять внешним факторам. Нередко бывает так, что работа определенного подразделения «тормозит» из-за негативного влияния смежных отделов. Плохо работает служба закупок? Проверьте другие сферы: возможно, проблема в том, что бухгалтерия медленно выписывает оплаченные счета. Ясно, что в данной ситуации нужно разбираться именно с бухгалтерами, а не с людьми, работающими на закупках.

Или другой пример: организации срочно требуется новый сотрудник, но его до сих пор нет. Есть вероятность, что виноват в этом не отдел кадров, а руководитель, который слишком сильно затянул с утверждением предложенной кандидатуры.

1. Выделите время на наблюдение, после чего составьте карту затрат времени на реализацию функций.

Данная процедура в деле организации рабочего процесса имеет далеко не последнее значение. Как ее выполнить? Возьмите карандаш, блокнот и секундомер, после чего «поселитесь» в отделе на несколько дней. Вычислите, на что тратит время каждый сотрудник подразделения. Возможно, результаты исследования вас удивят. К примеру, может выясниться, что кто-то из персонала большую часть рабочего времени проводит в поисках нужных документов, которые по недоразумению оказались в другом отделе.

Пользу этой информации трудно переоценить: сразу становится ясно, по каким причинам определенная работа не выполняется в установленные сроки.

1. Проведите опрос по итогам карты затрат времени.

После того как вы запишете в блокнот результаты своих наблюдений касательно предыдущего пункта, опросите сотрудников: на что, по их мнению, уходит большая часть рабочего времени? Все ответы фиксируйте. Для наглядности можно составить специальную таблицу, данные из которой легко соотнести с результатами сделанных вами наблюдений.

1. Поинтересуйтесь у сотрудников, каким образом можно улучшить сложившуюся ситуацию.

Мероприятие не только в демократическом стиле, но и очень важное для будущей грамотной организации рабочего процесса. Пусть каждый сотрудник подумает и выскажет свои мысли насчет того, что ему больше всего мешает в работе и что можно было бы улучшить. Не ждите особой глубины анализа - кто-то может пожаловаться, что его раздражает отсутствие курительной комнаты на этаже. Но из всего сказанного наверняка можно будет сделать определенные выводы.

1. Вычленив однотипные функции, найдите возможность их объединить.

Время аналитики прошло, настала пора заняться конкретно улучшением организации рабочего процесса. Как объединить сходные функции? В этом нет ничего сложного. Просто нужно одному человеку поручать однотипные задания - так они не будут отнимать время у разных сотрудников. Примеры привести несложно. Оператор ПК, занимающийся вводом в систему первичных документов, может освободить от этой обязанности более квалифицированных сотрудников. То же можно сказать о телемаркетологах, которые совершают звонки в отделах продаж, и ресечерах в кадровых агентствах. Вариантов на самом деле более чем достаточно.

Объединяя функции, можно значительно сэкономить время высокооплачиваемых специалистов и повысить эффективность работы подразделения.

1. Автоматизируйте рабочие процессы.

Современный бизнес становится все более технологичным, и в каждой организации появляется множество узлов, которые можно перевести в цифровой формат. Главное - выявить сферы работы, где автоматизация будет способствовать повышению эффективности труда. В некоторых отделах внедрение подобных систем может повысить производительность на 100 процентов, так как сотрудники организации будут избавлены от рутинной работы, траты лишнего времени на коммуникации и поиск необходимой документации.

Безусловно, автоматизация может сыграть значительную роль в организации рабочего процесса, но тут нужно отталкиваться от потребностей конкретной компании. При условии внедрения общей CRM основные трудности отделов, вероятнее всего, будут решены. Если же приобретение подобной системы не планируется, то проблемы подразделения придется решать каким-то иным способом. Но всегда можно автоматизировать отдельно взятые функции с помощью самописных программ, если стопроцентное цифровое управление отделом вам не требуется.

1. Займитесь обучением персонала.

Для отдельных организаций обучение персонала стоит на первом месте. Но тут многое зависит от того, что подразумевать под этим словом. Если обучение является не самоцелью, а средством усовершенствования, то необходимо обратить внимание на такие нюансы:

• Обучение персонала не всегда приводит к оптимизации работы. Дело в том, что невозможно учесть все имеющиеся в наличии факторы. Во-первых, не у всех сотрудников равная способность к обучению. Во-вторых, у кого-то из персонала может не хватить мотивации. В-третьих, не все тренеры достаточно квалифицированы. В-четвертых, обучающий курс может быть не совсем адаптирован к требованиям организации. И на этом список нюансов далеко не заканчивается.
• Обучать сотрудника имеет смысл лишь в том случае, если он готов проработать в компании достаточно долгий срок. Иначе это будет лишняя трата времени и ресурсов.

Но если для грамотной организации рабочего процесса сотрудники нуждаются в курсе обучения, то его в обязательном порядке нужно провести. Главное при этом - следить за результатами, быть в курсе того, насколько данная практика повышает эффективность работы отдела.

1. Оцените перспективы оптимизации

Вовремя проведенная оптимизация способна значительно увеличить прибыль компании. Но на организацию всех вышеперечисленных мероприятий придется выделить определенные средства, после чего выяснить, был ли достигнут желаемый экономический эффект. Тут вас может подстерегать опасность, а именно несопоставимые с полученной отдачей финансовые затраты. И тут стоит хорошо подумать, какими преобразованиями стоит заняться, а какими - нет. Правила организации рабочего процесса подразумевают, что имеет смысл вкладывать деньги только в те позиции, которые со временем себя окупят. Если вы в чем-то не уверены, то лучше отказаться от нововведений, так как непродуманные действия грозят лишь разочарованием.

Информация об экспертах

Светлана Григорьева , директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS. Деловой квартал NEOPOLIS - первый в России lifestyle бизнес-центр. Входит в тройку крупнейших проектов офисной недвижимости Москвы 2016 года. Официальный сайт - neopolis.msk.ru. Квартал включает четыре 9-этажных офисных корпуса и два здания наземного паркинга на 1360 автомобилей.

Михаил Плынский , генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел. «Фабер». Сфера деятельности: производство электротехнического оборудования, металлоконструкций, металлических корпусов для электрощитового оборудования и цифровой информационной коммуникационной техники. Форма организации: ООО. Численность персонала: 250. Стаж Генерального Директора в должности: с 2004 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: наемный менеджер.

Ключ к повышению креативности в любой организации - начать действовать как креативная организация. Если бы вы хотели стать художником, то рисовали бы каждый день. Возможно, вы не станете вторым Винсентом Ван Гогом, но точно превзойдете того, кто никогда даже не пытался рисовать. Точно так же и в вашей организации: вы станете более творческим коллективом, если начнете творчески мыслить. Ниже приведены 15 советов, которые помогут вам и вашим коллегам стать более креативными уже сегодня.

1. Раз в день

Попросите каждого человека ежедневно совершенствовать один из аспектов своей работы. В конце дня коллеги должны встретиться и обсудить, что они сделали в этот день по-другому и лучше, чем это было накануне.

2. Доска для мозгового штурма

Повесьте «доску объявлений» на видном месте в офисе и попросите коллег использовать ее для новых идей. Напишите на цветной карточке тему или проблему и прикрепите ее в центре доски. Рядом положите листочки белой бумаги, которые сотрудники смогут использовать для обнародования своих мыслей по заданной теме. Например, если в вашей компании есть трудности с завершением конкретной сделки, опишите ситуацию на цветной карточке, разместите ее на доске и попросите людей публиковать свои идеи и предложения.

3. Лотерея идей

Ежемесячно проводите «лотерею идей». Каждый раз, когда у сотрудника появляется креативная идея, он получает лотерейный билет. В конце месяца обсудите идеи с командой, а затем тяните билет. Если номер на чьем-либо билете совпадает с вытянутым билетом, то он получает приз. Если никто не выиграл, удвойте приз в следующем месяце.

4. Уголок креатива

Выделите в офисе область для творческого мышления людей. Пусть там будут книги, видео о творчестве, обучающие игры и материалы для рукоделия (например, модельная глина). Вы могли бы даже украсить этот уголок фотографиями сотрудников в детстве, чтобы показать, что все мы рождаемся непосредственными и творческими.

5. Символы креативности

Попросите коллег поставить на своих рабочих столах предметы, которые выражали бы их личные представления о креативности в бизнесе. Например, хрустальный шар может символизировать стремление к будущим сделкам, баночка с кетчупом Heinz может представлять собой личную цель и 57 новых идей о том, как сократить расходы, а набор кабелей может символизировать переход от от идеи к результату.

6. Совместный обед

Еженедельно обедайте с тремя-пятью коллегами и делитесь друг с другом творческими задумками. Пусть все предварительно выполнят домашнее задание. Например, прочитают книгу о творчестве. Каждый участник встречи может прочитать лишь одну главу, а за обедом рассказать как творческие приемы можно применить в работе.

7. Блокнот блестящих идей

Пусть у каждого сотрудника будет записная книжка, назовем ее «Блокнотом блестящих идей». Попросите коллег каждый день записывать по три идеи о том, как можно улучшить работу. В конце месяца соберите записные книжки, отсортируйте идеи и вынесите наиболее интересные из них на обсуждение.

8. Неделя глупых идей

Сделайте творческий процесс как можно более веселым. Устройте «Неделю глупых идей» и проведите конкурс на самую глупую идею. Вывешивайте записки с ними на «доске объявлений» и проведите церемонию вручения награды победителю. Такие мероприятия поднимают корпоративный дух, и вы можете заметить, как глупые идеи стимулируют появление действительно стоящих.

9. Творческий комитет

Создайте «комитет креативности», состоящий из ваших коллег-добровольцев. Основной его целью будет выяснение, обсуждение и реализация идей сотрудников. Комитет может вести учет на графике в виде термометра, а компания должна награждать сотрудников в соответствии с объемом и качеством творческого вклада.

10. Зал славы

Превратите офисный коридор в «Зал славы сотрудников». Разместите там фотографии тех, чьи идеи были реализованы. Пусть снимки сопровождает информация о человеке и о том, как его идея повлияла на компанию.

11. Левое и правое полушария мозга.

Во время мозгового штурма разделите коллектив на две половины: тех, кто мыслит рационально (левое полушарие мозга) и тех, кто мыслит интуитивно (правое полушарие мозга). Попросите представителей «левого полушария» высказывать практичные, привычные и логичные идеи. «Правое полушарие» пусть расскажет о странных, нетрадиционных и нелогичных идеях. Затем объедините группы и обсудите идеи.

12. Квоты на идеи

Американский изобретатель и предприниматель Томас Эдисон обеспечил продуктивность мышления, назначив квоты на идеи для себя и своих ассистентов. Его личная квота была - одно незначительное изобретение каждые 10 дней и крупное изобретение каждые полгода. Способ гарантировать творческий подход к работе - дать каждому сотруднику квоту, скажем, в пять новых идей за неделю.

13. Проходной билет

Требуйте от всех сотрудников, чтобы они приносили одну новую идею, что станет их билетом на любое мероприятие. Идея должна быть сосредоточена на некотором аспекте их работы и том, как можно улучшить то, что они делают.

14. Меняйте «Да, но…» на «Да, и…»

Когда кто-то предлагает свою идею, многие из нас испытывают искушение сказать «Да, но…». Чтобы изменить это настроение, каждый раз, когда кто-то говорит «Да, но…», нужно, чтобы человек изменил эту формулировку на «Да, и…», продолжив развивать идею коллеги.

15. Три варианта

Сотрудники не должны тратить время на размышления о причинах, по которым что-то не может работать или не может быть выполнено. Вместо этого они должны подумать о том, как заставить это работать, и сделать это. Попросите сотрудников подумать о трех целях или задачах, которые, по их мнению, не могут быть выполнены. Затем попросите их найти три способа выполнения каждого из них. И сделайте то же самое.

16. Свежий взгляд

Американский вирусолог и разработчик первых вакцин против полиомиелита Джонас Солк сделал обычной практикой проводить групповые собрания с мужчинами и женщинами с разными навыками и рабочими обязанностями. Он чувствовал, что это помогает генерировать новые идеи, которые не могли возникнуть в головах людей, занятые только в одной сфере. Пригласите людей из других отделов на свои мозговые штурмы и спросите их, как они решили бы стоящие перед вами проблемы.

И последнее. Не забывайте благодарить людей за их идеи. Создайте свои собственные открытки с надписью «Спасибо за отличную идею» и дарите их коллегам. Попросите генерального директора лично подписывать каждую открытку, выражая свою признательность.

Перевод: издательство «МИФ»

Для работодателей, которые хотят повысить эффективность экономической деятельности, хорошим решением может стать оптимизация рабочего места сотрудников. Оптимизация рабочего места – это комплекс процедур, направленных на увеличение продуктивности труда, снижение расходов и повышение прибыли компании в итоге, однако она обладает также рядом и иных косвенных позитивных воздействий. Наиболее распространенной сейчас является оптимизация рабочего места по системе 5S – она достаточно проста для понимания и может быть с одинаковым успехом применена как в офисе, так и в производственном цеху.

Оптимизация рабочего места – что это такое

Процесс оптимизации представляет собой улучшение какого-либо процесса путем достижения наилучшего соотношения между его позитивными и негативными сторонами. В бизнесе чаще всего под оптимизацией подразумевается повышение дохода при уменьшении расходов ресурсов. Соответственно – оптимизация рабочего места представляет собой процесс, при котором само рабочее место избавляется от своих негативных черт и расходов, и позволяет повысить эффективность труда занятого на нем сотрудника.

Процесс оптимизации рабочего места затрагивает множество аспектов трудовой деятельности и подразумевает раз ичные механизмы реализации. Но в первую очередь, данная процедура касается следующих особенностей труда:

• Безопасность . Более безопасное рабочее место снижает издержки работодателя. Таковые могут быть связаны как со штрафами и иными санкциями контролирующих органов, если рабочее место не соответствует государственным нормативам, так и просто с повышенными рисками для работника, которые впоследствии могут сказаться на всей деятельности предприятия.
• Время . Оно является одним из основных ресурсов сотрудника. И, соответственно, неэффективное использование времени, обеспечиваемое плохой оптимизацией рабочего места, прямо влияет на общую результативность труда работника, а значит – и на его экономическую эффективность для работодателя.
• Комфорт . Оптимизированное рабочее место также позитивно влияет и на общее состояние работников, уровень их психологической удовлетворенности, что также может напрямую сказываться и на общей производительности труда.
• Денежные затраты . Процесс оптимизации рабочего места позволяет снизить и прямые расходы на обеспечение трудовых условий для сотрудников – этот аспект также следует рассматривать достаточно плотно.

С правовой точки зрения, процедура оптимизации рабочего места практически никак не рассматривается. Единственные законодательные требования касаются правил безопасности и санитарно-гигиенических нормативов СанПиН и СНиП по обеспечению трудовых условий и организации рабочих мест.

Оптимизация рабочего места по системе 5S

Система 5S, используемая для оптимизации рабочего пространства, как и множество иных достижений в сфере управления персоналом, зародилась в Японии. Как и , она была инициирована в первую очередь самими сотрудниками и рассмотрена впоследствии руководством. Данная система является достаточно простой и универсальной, что позволяет использовать её практически любому работодателю вне зависимости от сферы его деятельности. Система 5S базируется на пяти основных принципах, которые могут быть также аналогично истолкованы с помощью русских слов, начинающихся на букву «С». Выглядят они следующим образом:

В целом, система 5S для оптимизации рабочего места затрагивает не только конкретные рабочие места трудящихся, но и организацию обустройства всех помещений и территории предприятия – она может быть применена как непосредственно к местам работы конкретных сотрудников, так и к помещениям общего пользования. Применение этой системы упрощает процедуру инвентаризации и дает возможность реализовать все остальные позитивные стороны оптимизации рабочего места без излишних усилий со стороны работодателя.

Особенности оптимизации рабочего места в офисе или в производственных помещениях

Работодателям следует понимать, что оптимизация рабочего места в офисе должна проводиться совсем по иным принципам, чем оптимизация рабочего места в цеху или на ином производстве. Поэтому её внедрение должно происходить с учетом множества дополнительных факторов. Далее будут приведены простые рекомендации, которые может использовать каждый работодатель в различных ситуациях:

Процедура оптимизации рабочего места является частной составляющей процесса организации рабочих мест, их оснащения и обслуживания, и может легко быть интегрирована в них, если они уже имеют надлежащее оформление.